HOME > キャリア・就職支援 > 就職活動でのマナー > 就職活動のマナー「電話編」

就職活動のマナー「電話編」

就職活動では、会社説明会や面接の予約で企業に電話をかけることがあります。逆に、面接日時などは採用担当者から電話で連絡がくるケースもあります。落ち着いてきちんと対応できるように、普段から電話のマナーを身につけておきましょう。

 

基本のマナー

① 電話をかける時は、筆記用具、メモ、スケジュール帳を用意する。

静かな場所を選び、メモをとりやすいように着席して電話をかけること。

 

② 時間に配慮する。

企業の忙しい時間(始業時間直後、昼休み前後、終業時間間際など)を避けるのが望ましい。

 

③ 相手の状況を確認してから、用件に入る。

電話では、まず相手の状況を確認し、許可を得てから話し始めること。「◯◯の件でお電話したのですが、ただ今、お時間よろしいでしょうか」「お忙しいなか、申し訳ございません。◯◯の件ですが、ご担当の方はいらっしゃいますでしょうか」

 

④ 用件は、「結論」から先に話し、手短かに済ませる。

ダラダラ話して、相手に余計な時間をとらせないこと。

 

⑤ 先方からの問いかけにはハキハキと答える。

「はい」「かしこまりました」「大丈夫です」「ありがとうございます」など反応しながら対応すること。

 

⑥ 最後に、必ずお礼を言う。

採用担当者との電話であせってしまうかもしれませんが、忙しいなか対応して下さったのです。お礼の言葉をきちんと述べましょう。「お忙しいなか、ありがとうございました。それでは、失礼いたします」

 

⑦ 先方より先に電話を切らない。

ビジネス電話では「かけた方が先に切る」のが基本ですが、企業にかける場合は、こちらからかけた電話でも後に切るようにします。まず、企業の方が電話を切るのを待ちましょう。

 

⑧ 留守電設定、呼び出し音も就活用に。

企業の方からの大切なメッセージを聞き逃さないよう、活動期間中はメッセージ録音の設定をしましょう。学生気分が抜けない印象を与えやすい呼び出し音は、通常の設定に戻しましょう。

就職活動でよくある電話のケース

会社説明会の予約をする

企 業: はい、株式会社◯◯、人事部の◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。わたくし、札幌大学4年の札幌太郎と申します。
採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?
企 業: はい、お待ちください。
担当者: はい、お電話かわりました。◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。ただ今、お時間よろしいでしょうか。
わたくし、札幌大学4年の札幌太郎と申します。御社の会社説明会の件でお電話させていただきました。
◯月◯日◯時に空きがございましたら、ぜひ参加予約をお願いしたいのですが。
担当者: はい、大丈夫です。では、◯◯ビルの3階にお越し下さい。受付は30分前の◯時からです。
学 生: ありがとうございます。◯◯ビルの3階に◯時からですね。当日、何か持参するものはありますでしょうか?
担当者: 履歴書と筆記用具を忘れずにお持ちください。
学 生: 履歴書と筆記用具ですね、かしこまりました。それでは、よろしくお願いいたします。
担当者: はい、お待ちしております。
学 生: ありがとうございます。それでは、失礼いたします。

面接の日程を変更する

企 業: はい、株式会社◯◯、人事部の◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。わたくし、札幌大学4年の札幌太郎と申します。採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?
企 業: はい、お待ちください。
担当者: はい、お電話かわりました。◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。ただ今、お時間よろしいでしょうか。わたくし、札幌大学4年の札幌太郎と申します。本日は、面接の日程をご変更いただきたくお電話差し上げました。◯月◯日の△時の予約なのですが、◯月☐日の△時に変更いただければありがたいのですがいかがでしょうか。
担当者: はい、大丈夫です。ご変更できますよ。
学 生: ありがとうございます。それでは、◯月☐日△時に伺います。よろしくお願いいたします。

まだ、応募を受け付けているかどうか確認する

企 業: はい、株式会社◯◯、人事部の◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。わたくし、札幌大学4年の札幌太郎と申します。採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?
企 業: はい、お待ちください。
担当者: はい、お電話かわりました。◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。ただ今、お時間よろしいでしょうか。求人の件でお電話しました。御社の求人を大学で拝見し応募させて頂きたいと思っているのですが、まだ受け付けていらっしゃいますでしょうか?
担当者: はい、まだ大丈夫です。よろしければ、是非、ご応募下さい。
学 生: ありがとうございます。では、近日中に必要書類を送らせて頂きます。わたくし、札幌大学の◯◯と申します。では、よろしくお願いいたします。失礼いたします。

先方からの電話にでる

*携帯電話にかかってきたパターン

 

学 生: はい、◯◯です。
企 業: わたくし、株式会社◯◯人事部の◯◯と申します。◯◯さんですか?今、お話しできますか?
学 生: はい、大丈夫です。
企 業: 先日は、当社の一次選考にお越し下さりありがとうございました。◯◯さんは一次選考を通過されましたのでご連絡差し上げました。
学 生: 本当ですか!それは、ありがとうございます。
企 業: それで、本日は、二次選考の日程をご連絡させて頂きたいと思いまして。
学 生: ありがとうございます。ただ今、メモの用意をいたしますので少々お待ちいただけますか?
(用意したら)お待たせしました。では、お願いいたします。
企 業: よろしいですか。二次選考は、◯月◯日の☐時から、当社本店の5階の会議室で行います。30分前の◯時までにお越し頂きたいのですがよろしいですか?
学 生: はい、大丈夫です。何か持参するものはありますでしょうか?
企 業: グループディスカッションを行いますので、筆記用具をお持ちください。
学 生: 筆記用具ですね、かしこまりました。それでは、◯月◯日☐時に御社本店5階の会議室に伺います。よろしくお願いいたします。本日は、ご連絡ありがとうございました。
企 業: それでは、お待ちしています。失礼いたします。
学 生: 失礼いたします。

内定を辞退する

企 業: はい、株式会社◯◯、人事部の◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。わたくし、札幌大学4年の札幌太郎と申します。
採用ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?
企 業: はい、お待ちください。
担当者: はい、お電話かわりました。◯◯です。
学 生: お忙しいなか、恐れ入ります。札幌大学の札幌太郎と申します。ただ今、お時間よろしいでしょうか。実は、大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させて頂きたいと思いましてお電話いたしました。
担当者: えっ、そうなんですか。何かありましたか?辞退の理由は何ですか。
学 生: 実は、かねてから目標としていた企業から内定をいただきまして、どうしてもやりたい仕事ですので、申し訳ありませんが御社の内定を辞退させて頂きたいと思います。すぐにお詫びにうかがいたいと思いますが、取り急ぎお電話でご連絡させていただきました。
担当者: そうなんですか・・・。そういう事情でしたら仕方ないですね。内定辞退はこのお電話で承りましたので、お越しいただかなくても結構ですよ。
学 生: かしこまりました。本当に申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。
内定辞退の詫び状についてはこちら
※辞退する前に就職担当者にまず相談してください。